Vue d'ensemble
Finalité de l’emploi :
L’assistant responsable d’exploitation est en charge du suivi administratif de l’agence et assiste le responsable d’exploitation dans la coordination des activités, le respect des procédures définies par l’entreprise ou imposées par la règlementation et les normes en vigueurs.
Relations de travail .
L’assistant responsable d’exploitation est directement rattaché au responsable d’exploitation. Il est en lien quotidiennement avec le chargé d’affaire, le chef d’atelier, le chef de chantier, les techniciens, les clients et les fournisseurs.
Activités significatives de l’emploi :
Préparer la facturation
– Préparer le dossier administratif : saisir sur l’extranet le bon de commande, le bon de livraison, le procès-verbal
– Réclamer les documents administratif (BL…) auprès des clients
– Réaliser les commandes fournisseurs
– Réaliser certains devis atelier et assurer leur suivi
– S’assurer de la bonne quantité des pièces à la réception et à l’expédition
– Contrôler la qualité du produit fini afin de valider la conformité par rapport au cahier des charges établi par le client.
– Transmettre tous les éléments liés à la facturation au siège pour traitement
Accueil physique et téléphonique
– Accueillir les visiteurs
– Répondre aux appels entrants
– Accueillir et orienter les visiteurs, fournisseurs et techniciens en véhiculant une bonne image de l’entreprise
Activités administratives
– Commander les fournitures et consommables divers pour l’ensemble des services à leur demande
– Déclencher les interventions de prestataires à la demande du responsable d’exploitation
– Transmettre les informations relative au personnel au responsable administratif et comptable (les feuilles de pointages, les congés payés, les absences, les accidents)
Responsabilités et latitude d’action
L’assistant responsable exploitation travaille en autonomie.
Les décisions de l’assistant responsable exploitation sont prises en concertation avec le responsable d’exploitation Minimum 3 à 5 ans d’expérience